תאריך: 26 בפברואר 2007
תקופת השמירה על מערכת החשבונות ומסמכים אחרים
הרינו מתכבדים להביא לידיעתכם את ההוראות בדבר תקופת השמירה על מערכת החשבונות ומסמכים אחרים אשר מנוהלים על ידי העסק ברשות (שלא על פי חובה חוקית). ההוראות נקבעו בסעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות).
להלן כללי השמירה:
1. מערכת החשבונות אשר חובה לנהל (לפירוט ראה סעיף 3 להלן)
את מערכת ספרי החשבונות אשר קיימת חובה חוקית לנהל , יש חובה לשמור במשך 7 שנים (לפי הלוח הגרגוריאני) מתום שנת המס אשר אליה מערכת הספרים מתייחסת או במשך 6 שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס, הכול לפי המאוחר.
דוגמה לגבי שנת המס 1999 אשר הינה השנה האחרונה הרלוונטית בדרך כלל לבדיקה לנושא זה:
|
יום סיום חובת השמירה |
|
יום הגשת הדוח |
|
שנת המס |
|
המקרה |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
31.12.2006 * |
|
31.10.2000 |
|
1999 |
|
א' |
|
|
31.05.2007 ** |
|
31.05.2001 |
|
1999 |
|
ב' |
|
* 7 שנים מתום שנת המס.
** 6 שנים מיום הגשת הדוח.
2. מסמכים אחרים אשר מנוהלים על ידי העסק שלא על פי דרישה חוקית- ברשות
(לפירוט ראה סעיף 3 להלן)
מסמכים מסוג זה, חובה לשמור במשך 3 שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לשנת המס אליה הם מתייחסים.
דוגמה לגבי שנות המס 2002- 2003 (השנים האחרונות הרלוונטיות בדרך כלל לבדיקה לעניין זה)
|
יום סיום חובת השמירה |
|
יום הגשת הדוח |
|
שנת המס |
|
המקרה |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
31.1.2007 |
|
31.1.2004 |
|
2002 |
|
א' |
|
|
31.8.2007 |
|
31.8.2004 |
|
2003 |
|
ב' |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. הגדרת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים לעניין תקופת השמירה
3.1 מערכת ספרי החשבונות, אשר קיימת חובה חוקית לנהל:
א. כל ספרי החשבונות (לרבות כרטסת חשבונות) והתיעוד (תיעוד פנים ותיעוד חוץ), לרבות מערכת חשבונות ממוחשבת – אשר חובה לנהל על פי הוראות התוספת הספציפית לניהול פנקסים, החלה על עסק.
מערכת החשבונות הממוחשבת כוללת גם את התוכנה, טבלאות העזר (כגון טבלאות לתרגום שערי מטבע, טבלאות לניכוי במקור וכיוצ"ב) ואמצעי איחסון ממוחשבים (כגון - סרטים מגנטים, תקליטורים, דיסקים אופטיים וכיוצ"ב) למעט קובץ זמני (קובץ המשמש כטיוטה בלבד, להבדיל מקובץ קבוע - שבו אין אפשרות למחוק רשומה והרשומות מוספרו באופן אוטומטי במספור עוקב, כשרצף מספרים העוקבים, נשמר מעיבוד לעיבוד במשך שנת המס).
ב. מסמכים נוספים שלגביהם נקבע בהוראות שיש לשמרם יחד עם מערכת
החשבונות, כגון: העתקים או ספחים של דוחות תקופתיים למס ערך מוסף; העתקי חשבונות שנתקבלו מהבנק לגבי תקבולים שלא נרשמו בספר קופה, מאחר שהופקדו בבנק ביום קבלתם או למחרתו; הוראה דומה קיימת לגבי ספר תקבולים ותשלומים, וכן מסמכים מסוימים אשר נערכו על ידי קבלנים, סוחרי מקרקעין ורופאים.
3.2 מסמכים אחרים אשר אין חובה חוקית לנהלם, אך נוהלו בפועל על ידי העסק
("ברשות"):
מסמכים שאינם בגדר תיעוד חובה לפי ההוראות לניהול פנקסי חשבונות, ואינם חלק ממערכת החשבונות, (כמפורט בסעיף 25 בהוראות).
מסמכים אלה הם: מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם, וכן תיעוד ופנקסים שאין חובה לנהלם על פי ההוראות, ואשר נוהלו בין מרצון ובין מכוח דין אחר.
3.3 מסמכים מיוחדים
בטרם השמדת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים שברשות, כאמור לעיל, ראוי לשקול ולבדוק אם רצוי לשמור בעסק מעבר לתקופות שלעיל, מסמכים מסוימים אשר עשויים להידרש להם בעתיד, גם מטעמים שאינם קשורים לדיני המס, כגון - מסמכים על רכישת נכסים, חוזי שכירות, הסכמים והתקשרויות לטווח ארוך, מסמכים הקשורים בתנאי עבודה ושכר עובדים ועוד.
4. כללים נוספים
יצוין כי ההוראות לניהול פנקסי חשבונות מחייבות להחזיק את הספרים במען העסק שצויין בדין וחשבון השנתי על הכנסות (מותר להוציאם זמנית רק לשם ביקורת על ידי רואי חשבון או לשם השלמת רישומים,עיון בהם או הצגתם או לשם מסירת עדות). מי שמחזיק את ספריו שלא במען חייב להודיע על כך לפקיד השומה.
ההוראות לניהול פנקסי חשבונות מאפשרות לשומרם על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים, בתנאי שניתן להפיק מהם פלט מודפס, או לשמרם בצורת העתק צילומי ממוזער (מיקרופיש) אך זאת בתנאים מגבילים מסוימים (על פי המפורט בנספח ד' לסעיף 36 בהוראות לניהול פנקסים).
הננו לרשותכם בכל הסבר נוסף, ככל שיידרש.
בכבוד רב,
רפופורט ושות'
רואי חשבון
| 
